Quando temos uma equipe atuando em um determinado projeto, a complexa troca de documentos através de e-mail acaba se tornando um problema, sendo que quanto mais gente envolvida, maior é o caos gerado. Esse é um dos processos que consome mais tempo nas organizações modernas, além de ser confuso e propenso a erros.
As pessoas precisam manter um registro do fluxo de mensagens e anexos relacionados com o projeto e isso se torna ainda mais difícil se eles estão envolvidos em múltiplos projetos. Quando precisam editar um documento, é necessário que saibam qual é a versão mais recente do documento que veio em anexo. Pior que isso, eles ainda correm o risco de que alguém esteja editando a mesma versão do documento, porém em um arquivo diferente – a cópia do que está em sua caixa de mensagens.
Em uma postagem no blog Grow Your Wiki, Jason Rothbart, da GroupSwim, discutiu sobre como um wiki pode ajudar nesse processo. De forma geral, a idéia é reduzir o volume de e-mails e mudar o conceito, passando do manuseio de documentos anexados para páginas que estão em um único local compartilhado.
Então, ao invés de enviar cópias duplicadas do documento para cada membro do projeto, as pessoas automaticamente vêem e editam a versão mais recente de uma página, além do fato que quando uma pessoa salva suas edições, a próxima já tem acesso às alterações realizadas e pode também editá-las.
Uma vez que as revisões estejam completas, é simples exportar o conteúdo para fora do wiki em um formato tradicional (Word, PDF etc.) se for necessário.
“Daqui do morro dá pra ver tão legal...”
Há 10 anos
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