Melhorando os procedimentos

Quando temos uma equipe atuando em um determinado projeto, a complexa troca de documentos através de e-mail acaba se tornando um problema, sendo que quanto mais gente envolvida, maior é o caos gerado. Esse é um dos processos que consome mais tempo nas organizações modernas, além de ser confuso e propenso a erros.

As pessoas precisam manter um registro do fluxo de mensagens e anexos relacionados com o projeto e isso se torna ainda mais difícil se eles estão envolvidos em múltiplos projetos. Quando precisam editar um documento, é necessário que saibam qual é a versão mais recente do documento que veio em anexo. Pior que isso, eles ainda correm o risco de que alguém esteja editando a mesma versão do documento, porém em um arquivo diferente – a cópia do que está em sua caixa de mensagens.

Em uma postagem no blog Grow Your Wiki, Jason Rothbart, da GroupSwim, discutiu sobre como um wiki pode ajudar nesse processo. De forma geral, a idéia é reduzir o volume de e-mails e mudar o conceito, passando do manuseio de documentos anexados para páginas que estão em um único local compartilhado.

Então, ao invés de enviar cópias duplicadas do documento para cada membro do projeto, as pessoas automaticamente vêem e editam a versão mais recente de uma página, além do fato que quando uma pessoa salva suas edições, a próxima já tem acesso às alterações realizadas e pode também editá-las.

Uma vez que as revisões estejam completas, é simples exportar o conteúdo para fora do wiki em um formato tradicional (Word, PDF etc.) se for necessário.

Seminário WEB - Usando wikis para aumentar a produtividade

Em 21 de outubro, Stewart Mader estará realizando um seminário WEB com o tema Usando Wikis para Aumentar a Produtividade. A organização do evento é em conjunto com a GroupSwin, produtores de uma ferramenta de colaboração que inclui um wiki, grupos, discussões e compartilhamento de arquivos.

Tópicos que serão discutidos no seminário:

• Definição de wikis x Wikipedia e seu uso nos negócios
• Apresentação de melhores práticas através de casos reais
• Discussão sobre estratégias e técnicas de adoção.

Se você tem interesse em participar, registre-se para o seminário.

www.ikiw.org

Em uma parceria com Stewart Mader, incansável divulgador e defensor do wiki nas organizações, estamos trabalhando na versão em português do site "ikiw.org", que publica muita coisa interessante sobre ferramentas de colaboração.

Muito do que for postado lá será também replicado aqui no Mundo Wiki. O site pode ser acessado em http://www.ikiw.org/pt

Internet Wikis x Enterprise Wikis

Antes de implantar um wiki, é importante ter a exata noção dos objetivos que se busca alcançar e - talvez até mais importante - conhecer as diferenças básicas entre os dois principais tipos: os wikis abertos (chamados de "Internet Wikis", cuja aplicação mais conhecida é a Wikipédia) e os wikis empresariais ("Enterprise Wikis").

Stewart Mader, consultor australiano especializado em wikis e criador do site Wikipatterns, discorre em seu blog sobre as principais diferenças entre wikis abertos e empresariais. A seguir, uma tradução livre do texto original:

1 - Espaços: os wikis abertos, em geral, possuem um único espaço, onde é publicado todo o conteúdo. Assim, todos os usuários podem visualizar qualquer parte do site. Nos wikis empresariais, o conteúdo é distribuído em diversos espaços, que podem ser definidos de acordo com projetos, departamentos da empresa etc. e cujo acesso é possível apenas às pessoas autorizadas. São "mini-wikis" que, em conjunto, formam o wiki maior, de toda a organização.

2 - Segurança: os wikis abertos possibilitam que qualquer usuário leia e edite o conteúdo, no máximo exigindo um login. Os wikis de empresas não são totalmente abertos ao público (alguns são exclusivamente internos) e para acessá-los os colaboradores precisam se identificar e possuir os direitos de edição de um espaço em particular. Geralmente, os usuários recebem direito de edição em algumas páginas mas apenas de leitura em outras.

3 - Integração: Os wikis empresariais foram projetados para permitir integração com sistemas de autenticação e autorização como LDAP e Active Directory. Assim, um usuário pode se logar no wiki usando as mesmas credenciais que utiliza para outros sistemas da empresa, como o e-mail por exemplo.

4 - Aplicações típicas: wikis empresariais são freqüentemente usados para produção colaborativa de documentação, criação e manutenção de bases de conhecimento, gerenciamento de projetos etc. Em geral, um wiki de empresa será usado de formas muito mais variadas que um wiki aberto, porque eles devem suportar a larga faixa de necessidades das pessoas da organização. Os wikis abertos, por outro lado, tendem a ser usados por uma única aplicação, como no caso da Wikipédia.

5 - Nível de contribuição: em um wiki aberto, geralmente vale a teoria 90-9-1, ou seja, 90% dos usuários apenas navegam nas páginas, 9% contribuem ocasionalmente e apenas 1% participam com freqüência. Nos wikis empresariais, o nível de contribuição tende a ser muito maior, baseado no fato que as pessoas contribuem como parte do seu trabalho diário, ao contrário da contribuição voluntária existente nos wikis abertos.

O texto original (em inglês) pode ser lido diretamente no blog de Stewart Mader.

Palestra e consultoria

Deseja implantar um Wiki na sua empresa mas não sabe como? Quer sensibilizar a direção ou seus colaboradores? Precisa de ajuda especializada e acompanhamento no processo de implantação? Ou simplesmente apresentar o conceito de ferramentas colaborativas?

Envie um e-mail para marcelo.herondino@gmail.com que terei prazer em apresentar uma proposta personalizada para a solução dos problemas descritos acima.

Venho estudando Wikis há alguns anos, com experiência na implantação desse tipo de ferramenta e penso que meu conhecimento pode ser útil à sua empresa.